Halkla ilişkiler bütçesi yaratmak pek sevilerek yapılan bir iş değildir fakat şunu bilmek de önemlidir ki konu harcamalarınızı ön görmeye geldiğinde işe körlemesine dalmak istemezsiniz. 

            Bu durum halkla ilişkiler aktivitelerinde olduğu kadar diğer her şey için de geçerli. Bütçe üzerinde bir etkiniz bulunmasa da size verilmiş olan bütçeyi ihtiyaçlarınız doğrultusunda yapacağınız dikkatli bir incelemeyle ve önünüzde hali hazırda bulunan, daha önce denemeyi hiç düşünmediğiniz seçenekleri değerlendirerek verilmiş olan kısıtlı bütçenizden alabildiğinizin en fazlasınız alabilirsiniz. 

            Vermiş olduğumuz bu tavsiyeyi olabildiğince çok insana olabildiğince açık bir şekilde anlatabilmek adına buradaki büyük resme odaklanmamız gerekiyor, çünkü ne kadar detaya inersek, bu detaylar durumsal bir özellik halini alacak ve geniş bir kitleye hitap edemeyecek. Bütçe konusu genelleme yapabileceğimiz bir konu değil.  

Hangi alanda çalışıyorsunuz?

Yerel mi bölgesel mi, ulusal mı yoksa uluslararası mı çalışıyorsunuz?

Bir ürün ya da servis hizmeti mi veriyorsunuz?

Medya ile ücret karşılığı mı çalışıyorsunuz yoksa gazetecilerle ilişkileriniz var mı?

Bütün gün bu gibi sorular sorarak halkla ilişkiler ihtiyaçları için özel segmentler yaratabiliriz ama biz yine de konuyu daha genelden ele alalım ve herkese hitap eden geniş fikirler verelim. 

Temel Bir Nokta Bulun ve Oradan Yola Çıkın

Geçtiğimiz sene içerisinde halka ilişkiler için ne kadar bütçe ayırdınız? Peki ya geçen çeyrekte? Finansal geleceği öngörmek elinizde temel alınacak bir örnek olduğunda çok daha kolaydır. Hangi noktalarda harcamalarınız elde ettiğiniz sonuçlar ile uyuşmadı? Hangi noktalarda daha fazla kaynak kullanabilirdiniz ve hangi noktalarda harcamalarınız sonucu pek de etkilemedi?

            Belli olacağı üzere bu strateji çok basit ancak doğası sebebi ile birden fazla iş noktası üzerinde kullanılabilir; Geleceğe dönük kararlar için geçmiş harcamalarınızı veri olarak kullanmak işin püf noktası.

            Aynı zamanda sırf çeyrek başına ya da yıllık olarak planlandıkları için bütçe planlarına mahkûm kalmak zorunda değilsiniz. Harcamalardan birisi çok iyi ya da kötü sonuçlar vermeye başladığında bunun üzerine karar vermek için planlamayı beklemek zorunda değilsiniz. Esnek olun ve kaynaklarınızı kötü sonuçlar elde ettiğiniz kara deliklerden çekip iyi sonuç alabildiğiniz noktalara yönlendirin.

Muhtemel İhtiyaçlarınız İçin Mümkün Olan En İyi Bilgiyi Edinin

Hangi miktarı nereye ve ne kadar harcayacağınız hakkında vereceğiniz kararlar bir hiçlikten gelmiyor. Gelecek haftalarda ve aylarda kaynak için tam olarak neye ihtiyacınız olacağı dahil birçok faktör bu karar verme konusunda rol oynuyor.

            Çok ortada bir nokta olsa da halkla ilişkiler bütçeniz halkla ilişkileri amaçlarınızı yansıtmalı, bu sebeple halkla ilişkiler amaçlarınızı anlamak işe başlamadan önce yapmanız gereken ilk şey. Mesela, önünüzde kaç tane ürün lansmanı var, bu lansmanlar için ne tür bir medya kampanyası hazırlamanız gerekiyor.

            Bu lansmanlardan bazıları firmanız için kritik derecede önem taşıyabilirken bazıları sadece basit bir destek gerektirebilir. Bu gibi şeyleri bilmeniz önemli, çünkü bunları bilerek kendinize bir yol haritası rahatça çizebilirsiniz. 

            Satış ve ürün departmanlarından alacağınız geri bildirimler ileri dönemlerdeki planlarınızı yaparken sizin yolunuzu aydınlatacaktır. Ek olarak, bu geri bildirimleri almak beklenmedik sürprizleri engelleyebilir ve geri bildirimlere göre harcamalarınızı önceliklendirebilirsiniz.

            Tam olarak bu nokta hızlıca bir şey hatırlatmak için harika bir yer, ne kadar iyi bilgi almış olursanız olun, yol boyunca karşınıza bir çok beklenmedik ve öngörülemeyen sorun çıkabilir. 

Dünyaca ünlü boksör Mike Tyson’ın da dediği gibi; “Yüzüne bir yumruk yiyene kadar herkesin bir planı vardır.”

Her şey nadiren tamamen plana uygun olarak ilerler. Kaçınılmaz bir durum yaşandığında ve işler raydan çıktığında bütçenizde sizi tekrar yola sokmanıza yarayacak kaynaklar olması harika olacaktır. Bu nedenle, bütçenizden ufak bir kaynağı aksilikler için ayırın. Her şey bittiğinde bu paraya kullanmasanız bile onun için başka yer bulmak bir sorun olmayacaktır. 

Daha Kısa Yineleyen Döngüler Deneyin

Neden her zaman yıllık ya da çeyreklik zaman çerçevelerini kullanıyoruz ki, Tabii ki de iş hayatında çok önemli bir şablon ancak rutinin dışına çıkmak avantaj da sağlayabilir

            Tıpkı yazılım geliştirmesindeki hızlandırma gibi, Halkla ilişkiler kampanyanızın kendi parasını çıkarıp çıkarmadığını görmek istediğiniz zamanlara pazarlama hızlandırması deneyin. Sonuçlar geldiğinde ise direkt olarak bütçe tartışması başlatın.

            Her zaman geçerli olmasa da genelde bir kampanyanın efektif olup olmadığı en başından görülebilir olacaktır. Bu sebeple bir kampanyanın devam edip etmeyeceğine karar vermek için neden yıl sonunu ya da çeyrek sonunu bekleyesiniz ki?

            Kampanyaların yaşam döngülerini kısa tutmak size bütçenizi daha iyi yönetme konusunda daha fazla olasılık tanır.

Pazarlama Stratejinizin İçeriğini Tekrar Gözden Geçirin

Hedef kitleye ulaşmak için klasik yolları kullanmak artık işe yaramıyor. Konu pazarlama stratejileri olduğunda klasik yolları kullanarak kalabalıkta öne çıkmanız öncesinden çok daha zor oluyor. Bu öylesine gelişen bir olay değil, Google ve Facebook online reklamcılığın büyük bir bölümünü kontrolü altına almış durumda ve bu kontrol sonucunda her şey ücretli reklama dayalı olarak yürümekte. 

            Eğer halkla ilişkiler bütçenizde Google’ın arama motoru reklamlarını Facebook, Twitter, Instagram ve YouTube reklamları için ayırdığınız kısım geçen yıla göre daha az ise, burada bir sorununuz var demektir. 

Ek olarak, paylaştığınız içerik sürekli gözden geçirmeye açık bir içerik olmalı. 

Daha iyi bir şekilde öne çıkmak için uzun dönemli içerikler hazırlamaya ihtiyacınız olabilir. Farklı kanallar ve platformlar üzerinden farklı hedef kitlelere ulaşmak için farklı çeşitte içeriğe ihtiyacınız olabilir ya da hali hazırda bulunan içerikleriniz eskimiş durumda olabilir ve yeniden düzenlenmesi gerekebilir. Bütün bunların hepsi parayla hallolabilecek şeyler ve bütçenizde bunlar için ayrılmış bir miktar olması gerekir. 

Hızlı Zaferleri mi Yoksa Uzun Süreli Kazanımları mı Hedeflediğinize Karar Verin

İdeal bir dünyada seçmek zorunda kalmayıp ihtiyaç duyduğunuz kadar zaman harcayıp iki amacı da gerçekleştirebilirdiniz, ancak bu dünyada hepimiz bunun gibi seçimler ile yüzleşmek zorundayız.

            Kısa süreçte büyük etki yaratmış olmak işinizin ne olduğuna bağlı olarak farklı şekillerde ölçülebilir. Ancak detaylar ne olursa olsun büyük ihtimalle sizin için önemli olan neyse onu odak noktasına alarak ölçülecektir (aboneler, üyeler, beğeniler vs). Bunlar elde edilebilen şeyler ancak kısa ve yoğun kampanyaların ardından kendinizi kaynaklar kısmında sıkışmış bulabilirsiniz. Bütçenin bir kısmını rezerv etmek iyi bir fikir olabilir.

            Halkla ilişkiler bütçenizin kullanımı tam tersi yöne doğru da ilerleyebilir. Eğer stratejiniz uzu yönlü satışları hedefliyor ise ve sizi bütçenizi uzun süreli harcamaya doğru itiyorsa önünüze çıkan fırsatlar için bir kez daha rezervlerde kaynak saklamak isteyebilirsiniz.

Halkla İlişkiler Aktivitelerinizi Yönetmek için Doğru Platformu Kullanın

Bu konuyu atlayacağımızı düşünmediniz herhalde? Halkla İlişkiler aktiviteleriniz için doğru aracı kullanmak süreci kolaylaştırır ve medya ağınızı geliştirmenize yardımcı olurken ve size yeni fırsatlar sunarken zamandan tasarruf etmenizi sağlar. 

Birkaç tık ile harika bir medya listesi oluşturmak varken neden saatlerinizi doğru kontakları bulmakla harcayasınız ki? 

Peki ya çevrimiçi bir gazete ortamı yaratmaya ne dersiniz? Böylelikle gazetecilere direkt basit bir link ile ulaşabilir ve onları pek hoş karşılanmayan mail ekleri indirmekte kurtarabilirsiniz. 

Daha Fazlasını İstemek

Halkla ilişkiler bütçenizi genişletmek konusunu son birkaç şey ile bitirmemize izin verin. Yönetimi halkla ilişkiler ve pazarlama bütçesi için muslukları açmasını sağlamak zor bir iş, peki bunu nasıl yapabilirsiniz?

Ölçülebilir sonuçlara odaklanarak.

Analizin bu kadar aktif olduğu bu dönemde, sayılardan konuşmak en iyisidir. Önceleri olduğu gibi Halkla ilişkiler ve pazarlama belirsizliğin, ölçülemeyen güçlerin alanı değil artık. Tabiki de her şeye bir değer biçilmesi çok zor fakat kesinlikle üzerine değer biçebileceğiniz birçok şey bulunmakta. 

Hoşunuza gitsin ya da gitmesin, ROI kayda değer tek başarı ölçüm mekanizması. Bunun iyi yanı şu ki eğer soru koyduğun paranın ne kadar getirisi olduğunu cevaplıyor ise o zaman bu çıkarımlar daha büyük bir kampanya için bütçe ayırmanız konusunda sizi destekleyecektir. 

İhtiyacınız olan data eğer nerede arayacağınızı biliyorsanız bulması çok basit. Google Analytics gibi medya takip sistemleri kullanırsanız kolaylıkla halkla ilişkiler kampanyanız ve diğer etkinliklerinizin dijital performansını kolaylıkla ölçülebilir veriye çevirebilirsiniz.

            Sayılar sizin tarafınızda olduktan sonra halkla ilişkiler aktiviteleriniz için daha büyük finansal taahhüt elde etmek, tutarı tahmin etmek yerine basit matematik işlemlerine dönüşüyor. Datayı toplayın, değişiklikleri halkla ilişkiler aktivitelerinize entegre edin ve görecekseniz ki performans artışını elde etmek düşündüğünüz kadar zor olmayacak.

Kaynak için tıklayınız.