Krizin tespiti ve derecelendirilmesi
Herhangi bir krizin erken tespit edilebilmesi ve derecelendirilebilmesi için şirket veya aile açısından ne tür gelişmelerin kriz olarak nitelendirilebileceği yönetim kurulu tarafından analiz edilerek netleştirilmelidir. Bu analizler kesinlikle alanında uzman, küresel ölçekte aynı iş kolunda tecrübe sahibi ve başarısını ispatlamış danışman kuruluşlar tarafından gerçekleştirilmeli.
“Kriz var” kararı için oy birliği şartı
Aynı kriz farklı kişileri farklı etkileyebileceğinden kriz olarak nitelendirilecek unsurlar aile ve yönetim kurulu tarafından oy çokluğu ile değil oy birliği ile onaylanıp kabul edilmeli. Aile şirketlerinde oy çokluğu veya kurucunun isteği ile karar alınması daha yaygın olarak görülebiliyor fakat konu kriz ve krizin yönetimi olduğunda kararların daha iyi sahiplenilerek etkin uygulanabilmesi açısından oy birliği ile karar alınması kesinlikle daha faydalı olur.
Farklı senaryolar, esnek önlemler
Krizin tanımlanması diyebileceğimiz aşama tamamlandığında, derecelendirilmesi ve uygulanabilecek tedbirlerin yönetim kurulu koordinesinde deneyimli uzmanlar tarafından belirlenmesi önemlidir. İçte gelişebilecek krizlerle ilgili uygulanacak tedbirler daha keskin sınırlarla belirlenebilir fakat dışta gelişebilecek krizler için farklı senaryolar ve esneyebilen tedbirler belirlenmesi gerekir. Çünkü krizi yönetmek aslında, son buluncaya kadar, krizle yaşayabilmek, seri hareket edebilmek ve gerekli esnekliği gösterebilmek anlamına gelir.
Samimi, yetkin ve cesur yöneticilerin değeri
Yönetim kurulu krizin erken tespiti için iletişim kanallarını son derece açık tutmalıdır. Bazen birçok kişi tarafından algılanması güç küçük sinyaller belirebilir, bunları yakalamak ve makul bir yöntemle üyelerin gündemine taşımak asli görevler arasında yer almalı. Bu sinyallerin zamanında alınamamasının sebepleri arasında ilgili alanda yeterince yetkin olmayan ve iletişimi zayıf yönetim kurulu üyeleri, bilgi paylaşımında şeffaf davranmayan hissedarlar veya paydaşlar, bildiğini söylemekten çekinen profesyoneller veya işi iyi takip etmeyen sorumlular yer alabilir. Samimi, yetkin ve cesur kişilerden oluşan yöneticiler erken tespit konusunda oldukça değerlidirler.
Vakit kaybetmeden, kararsız kalmadan
İçte veya dışta gelişen kriz esnasında daha önce belirlenmiş tedbirler uygulanmaya müsaitse vakit kaybetmeden ve kararsız kalmadan harekete geçilmeli. Kriz, beraberinde panik ve motivasyon kaybı getirir. Paniği önlemek ve motivasyonu düşürmemek açısından zamanlama son derece önemlidir. Yönetim Kurulu kriz zamanlarında her zamankinden daha fazla efor sarf ederek ‘şirket ve aile’nin tedbirleri uygulamasıyla ilgili uygun zemini hazırlamalı ve uygulamaları yakından takip etmeli.
Gururunuza yenilmeyin, egolarınızı bastırın
Krizin ne kadar sürebileceği ve başka krizleri tetikleme ihtimali de değerlendirildikten sonra belirlenen nihai tedbirler sadece hissedar olan aile bireylerine değil tüm ailenin ilgili kişilerine net ve anlaşılabilir olarak uygun bir yöntemle duyurulmalıdır. Unutulmamalıdır ki çalışanlar, otoriteler veya ticari paydaşlar gibi bilgi sahibi olma hakkına sahip kişiler aile bireyleri ile iletişim kurabilirler. Bu nedenle, aile bireylerinin bilgi sahibi olmamaları paniğe ve yanlış söylemlere yol açabilir. Ayrıca tüm ailenin bilgi sahibi olması bağlılık ve güven açısından bu zor zamanlarda önemlidir. Böyle dönemlerde gurur veya ego sebebiyle kabullenme ve iletişim zayıflarsa işler daha fazla zorlaşabilir.
Kriz yönetiminin elektronik ortamda izlenmesi
Alınacak tedbirlerin yönetim kurulu koordinasyonunda uygulanması sağlandıktan sonra yakın izlemede kalınmalı. Hatta uygulamaların nasıl ve hangi sıklıkta izleneceği ayrıca sonuçların kimlerle paylaşılacağı da çok önemlidir. Bir diğer önemli konu ise kesinlikle sonuçların teknolojiden faydalanılarak elektronik ortamda izlenmesi ve değerlendirilmesidir. Bu, hata payını düşürecek ve kriz esnasındaki yönetim konusunda hız ve kabiliyet sağlayacaktır. Şirketlerin krizi beklemeden bu tür elektronik anlık raporlama sistemleri kurmaları gerekir. Bu raporlamalarda hedef rakam, gerçek rakam, alt sınır ve üst sınır gibi parametreler olabilir. Böylece her zaman hedef gerçekleşmeleri ve genel operasyonun hangi aralıkta devam ettiği izlenebilir. Kriz anında ise hedef ve alt-üst sınır kısımlarında yapılacak değişikliklerle sağlıklı izleme ve değerlendirmeye devam edilebilir.
Başarılı bir algı yönetimi ihtiyacı
Kriz yönetimi sürecinde şirket ve ailenin dış iletişimi ve döneme özel tutumu da büyük önem arz eder. Öncelikle algının çok iyi yönetilmesi gerekir. Yanlış bir davranış veya yanlış bir cümle ciddi anlamda itibar kaybı ve zararla sonuçlanabilir. Eğer kriz öncesinde olası senaryolar üzerinde yeterince çalışılmadıysa bu sinir bozacak ve sağlıklı kararlar almasını imkansız kılacaktır. Karar alınacak zamanlarda yapılacak en büyük yanlışlardan biri de geçmişe dönerek suçlu aramak ve sesini yükselterek o anı geçiştirmeye çalışmaktır.
Genel müdür ve CEO dikkatli olmalı
Yönetim kurulu, şirket ve ailenin dış iletişiminde kullanacağı yöntem ve kanalları koordine etmeli ve bu konuda doğru iletişim kurulmasını sağlayabilecek kararlı bir duruş sergilemelidir. Aynı zamanda yönetim kurulu üyelerinden biri olan genel müdür veya CEO, aileden ve diğer yönetim kurulu üyelerinden alacağı mesajlar kapsamında iç bilgilendirme konusunda dikkatli davranmalı, personelin motivasyon ve güven için kendisini yakından takip ettiğini unutmamalıdır. Şartlar ne olursa olsun yakın ilgi böyle zamanlarda oldukça değerlidir. En uçtaki mavi veya beyaz yaka temsilciler, bu kişilerin aileleri ve ticari paydaşlar alabildikleri bilgi ve gördükleri ilgi değerince sürece katma değer sağlayabileceklerdir.
Paydaşların rolleri ve motivasyon kaynakları
Kriz yönetiminde aile, yönetim kurulu üyeleri, profesyonel çalışanlar, çalışanların aileleri, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar, sosyal takipçiler ve müşteriler, özetle tüm paydaşlar, doğrudan veya dolaylı olarak rol oynarlar. Yönetim kurulu, paydaşların bu rollerin ve gerekliliklerinin farkına varmaları konusunda çalışmalar yapmalı ve bunları kusursuzca uygulatmalıdır.
Aile meselelerini iş meselelerine karıştırmayın
Bir çalışanın ek görevler üstlenerek, motivasyon ve performans kaybı yaşamadan, gerekirse daha fazla çalışması, çalışanların ailelerinin zor zamanlarda daha hassas davranarak çalışana destek olması, tedarikçilerin ve hizmet sağlayıcıların alım taahhütlerindeki sapmalar veya ödeme vadelerindeki uzamalar konusunda anlayış göstermesi, varsa kredilerin geri ödenmesi ile ilgili aksaklıklarda finansal kuruluşların destek olması yönünde girişimlerde bulunulması, sosyal takipçilerin kesin durum analizi yapmadan olumsuz yaklaşımlar sergilememesi ve müşterilerin güven duygusunu kaybetmeden alışverişe devam etmesinin sağlanması gibi son derece önemli sorumluluklar bulunur. Aile, bu konuda gerekli her türlü imkanı seferber etmelidir. Ayrıca yönetim kurulunun dikkatinin dağılmaması açısından aile meseleleri iş meselelerine karıştırılmazsa iyi olur.
Sevinj Rustamkhanlı
Kaynakça:
