Bir saatlik bir toplantının 50 dakikasını geride bırakmıştık. Son gündem maddesi de ele alındı ve erken bitireceğimiz belli oldu. Başkaları bu gidişattan memnun olsa da ben söyleneceğini bildiğim cümleyi bekliyorum: “Size 10 dakikanızı geri veriyorum!”
Bu neşeli ifadeye benzer cümleler, birkaç dakika erken biten her toplantıda söyleniyor. Beklenmeyen bir hediye gibi görülen ekstra zaman güzel bir haber gibi ifade ediliyor. Ancak dil kullanımının sonuçları vardır. Toplantılarımız hakkındaki konuşma şeklimiz, bu toplantılarda neler olduğunu tanımlamaya başlar. Artan süreyi insanlara zamanlarını “geri” vermek için bir fırsat olarak çerçeveleyerek işbirliğimizi baltalıyoruz. Sanki bu ekstra zaman haksız yere çalınmış gibi bir izlenim yaratıyoruz. Organizasyonumuzun toplantılarını, ekibimizin ortak başarılarına katkıda bulunmayıp onun yerine ekip üyelerini eksiltiyormuş gibi gösteren güçlü bir mesajı farkında olmadan iletmiş oluyoruz.
Pek çok şeyin kontrolümüz dışında olduğu bir zamanda bile, kendi konuşma kalıplarımızın kontrolü bizdedir. Liderlerin ve çalışanların nasıl toplantı yaptığımız da dahil olmak üzere modern iş yerinin nasıl olması gerektiğini yeniden düşündükleri bir dönemde belki de “toplantı-dili” sözlüğünden belirli ifadeleri çıkarmanın zamanı gelmiştir. İnsanların artık toplantılarda hangi klişe ifadeleri duymak istemediklerini keşfetmek için kitle kaynaklarını kullanarak sosyal medya ve arkadaşlarımdan bilgi topladım. İşte en sık verilen yanıtlardan bazıları.
Herkesin katılması için beş dakika bekleyeceğiz.
Genellikle çevrimiçi bir toplantının yürütücüsü tarafından söylenen ilk sözler arasında yer alan bu ifade, zamanında katılanların zamanına saygısızlık eder ve toplantıların dakiklik kültürüne katkıda bulunmaz. Aynı zamanda, bir kişinin bir Zoom toplantısına (veya yüz yüze bir toplantıya) geç kalmasının meşru nedenleri olabilir. Geç kalanların beklendiği kaçınılmaz birkaç dakikadan en iyi şekilde yararlanmak için bir yöntem, toplantıya kısa ısınma egzersizleri ile başlamak olabilir. Toplantılara genelde herkesten dikkatini dağıtan bir şeyi kaldırmasını isteyerek başlarım. Örneğin katılımcılar masadan bir şeyi kaldırabilir, odada bir pencere açabilir veya bilgisayardaki bir pencereyi kapatabilir. Sevdiğim bir diğer alıştırma da herkesten toplantı için niyetlerini veya amaçlarını yazmalarını istemek. Yazılanlar herkese açık olarak paylaşılmasa da toplantı başlamadan önce kişiyi hedefleri hakkında düşünmeye yönelterek odaklanma sağlayabilir.
Sessizdesin.
Elbette bu ifade, bir konuşmacının sesi açma düğmesini tıklaması gerektiğini hızlı bir şekilde belirtir. Ancak, çoğu zaman aynı anda birden fazla kişi tarafından söylenen bu ifadeyi artık birçok insan rahatsız edici buluyor. Bu ifade aynı zamanda, sanki yaygınlaşan uzaktan çalışmayla iki yıl geçmemiş gibi ve konuşmacı hala mikrofon simgesi olan düğmeyi nasıl bulacağını bilmiyormuş gibi bir hava yaratarak konuşmacının kendisini aptal gibi hissetmesine neden olur. Bir meslektaşım daha nazik ve daha onaylayıcı bir ifade önerdi: “Eğer konuşuyorsan seni duyamıyorum.” Bu şekilde bir ifade, sessizde kalan konuşmacıyı aptal gibi hissettirmek yerine, konuşmacıya söyleyeceklerini gerçekten duymak istediğinizi gösterir.
Bu konuyu çevrimdışı ortamda ele alalım.
Bu “çevrimdışı” konuşmanın nasıl ve ne zaman gerçekleşeceğini net ve hızlı bir şekilde belirtmezseniz muhatabınızın fikrini reddeden ve süresiz olarak erteleyen bir jargon kullanmış olursunuz. Ayrıca konuyu anlamlı bir şekilde takip etmek muhtemelen çevrimiçi ortamda gerçekleşeceğinden bu ifadeyi kullanmak anlamsızdır. Bunun yerine şöyle diyebilirsiniz: “Bahsettiğin şey toplantının kapsamını aşan önemli bir konu. Bitirdiğimizde sana e-posta göndereceğim.”
Size 10 dakikanızı geri veriyorum.
Bu ifadeye geri dönerek yazıyı sonlandırıyorum çünkü bir daha asla işitmemekten en mutlu olacağım ifade. Erken biten toplantılara karşı değilim. Ancak bu toplantılar iyi yapılandırılmış, iyi yönetilmiş ve şaşırtıcı şekilde özlüyse, işbirliğimizin çıktılarını kutlamalı ve bir sonraki toplantımızı iple çekmeliyiz.
Bir dahaki sefere ekip arkadaşlarınıza hayatlarının birkaç değerli dakikasını geri verme isteği duyduğunuzda bunun yerine “Harika! Herkes çok üretken olduğu için 10 dakika erken bitirdik. Varlığınız ve katılımınız için çok teşekkür ederiz. İyi günler.” deyin. Bu basit ifade, işinizin daha anlamlı hale getiriyor olacak.
Barış Ermek
Kaynakça: https://hbrturkiye.com/blog/toplantilarda-artik-kullanmamaniz-gereken-ifadeler