Etkin bir toplantı yürütmek için verilen birçok tavsiye, toplantı ister yüz yüze ister Zoom’da yapılsın, iyi anlaşılmış durumda. Toplantıyı zamanında başlatmak ve bitirmek, etkin gündemler oluşturmak, net roller belirlemek ve ne zaman sessiz kalacağınızı hatırlamak bu tavsiyelerden bazılarıdır. Bu konudaki temel noktaları bilmiyor olsanız bile Google’da hızlıca bulup öğrenebilirsiniz.
Ancak toplantılara dair en değerli tavsiyelerden bazıları pek bilinmiyor. Çünkü bu tavsiyeler, toplantı yapısı, katılımcılar ve hatta gündemle ilgili değil. Bu tavsiyeler, toplantı liderinin toplantıya nasıl hazırlandığı ve toplantı boyunca nasıl iletişim kurduğuyla ilgilidir.
Hemen hemen her iş projesinde olduğu gibi bir toplantının başarısı, liderin kurduğu iletişime bağlıdır.
Aşağıda, hem toplantı liderlerinin hem de toplantılara katılan yöneticilerin toplantı hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilecek 10 iletişim taktiği verilmiştir.
1. Sadece Gündemi Değil Yorumlarınızı da Hazırlayın
Toplantı gündemi yararlı bir yol haritasıdır ancak kilit noktaları iletmek için etkili bir araç değildir. Bu nedenle, bir gündem oluşturmanın yanı sıra, önceden birkaç kısa ama değerli yorum düşünüp hazırlayın.
Bu yorumları hazırlamak için kendinize sormanız gereken bazı sorular şunlardır:
“Bu toplantıda hangi fikirleri gündeme getirmek istiyorum?”
“Hangi zorluklarla ilgili yardıma ihtiyacımız var?”
“Kimlerden bahsetmem ve kimleri övmem gerekiyor?”
“Bu grubun en çok hangi soruları tartışmasını ve düşünmesini istiyorum?”
Bu sorulara verdiğiniz cevapları toplantıya getirin ve başlangıçta veya ilgili konular gündeme geldiğinde paylaşın. Unutmayın ki konu, bir kağıt parçası gibidir. Yapacağınız yorum kağıt uçaktır. Her ikisini de masaya koyabilirsiniz, ancak yalnızca biri fikrinizi iletir.
2. Toplantının Amacını Belirtin
Toplantının başında amacınızı, yani toplantı sonucunda karar verilmesi, gözden geçirilmesi veya başarılması gerekenleri paylaşın. Bir sorunu “keşfetmek” veya “ele almak” gibi belirsiz amaçlardan kaçının. Bunu yapmak, toplantıda sadece konuşma olmasını sağlar, eylem veya ilerleme değil (Zoom toplantılarında bile bu geçerlidir). Toplantının başında net bir amaç belirtmek, bu amacın yerine getirilmesini veya en azından toplantı sonunda kontrol edilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
3. Dinleyicilerinize Rehberlik Edin
Liderler genellikle toplantılara selamlama, fikirler ve önemli güncellemelerle başlar ve başlamalıdır. Açılış yorumlarınız birkaç konuyu kapsıyorsa bu konu başlıklarını sıraladığınız bir taslak sunarak başlayın: “Başlamadan önce, geçen haftanın tahmin duyurusu, şirket içi KSS anketi sonuçlarımız ve yakında bize katılacak bazı yeni ekip üyeleri hakkında kısaca konuşmak istiyorum.”
Ayrıca, konuşmanız içinde “Önermek istediğim ikinci şey Y’dir” gibi geçiş cümleleri ve “Gördüğünüz gibi, X, Y ve Z, başarımız için kritik öneme sahiptir” şeklinde kapanış ifadeleri kullanın.
Taslak/geçiş/sonuç planıyla toplantıya başlamanız ekibinizin 1) ne bekleyeceğini bilmesine, 2) sizi takip etmesine ve 3) temel çıkarımlarınızı anlamasına yardımcı olur.
4. Dinlemeye Hazır Olun
Bir toplantı liderinin dinlemesi ve dinlediğini göstermesi asli öneme sahiptir. Çünkü diyalog kurmak hayati olsa da iş arkadaşlarınızın katkılarını önemsediğinizi ve takdir ettiğinizi göstermelisiniz. İşte hem aktif olarak dinlemek hem de aktif olarak dinlediğinizi göstermek için bazı tavsiyeler:
Daima dinleyicilerinize doğru bakın ve doğrudan göz teması kurmaya çalışın. Sanal toplantılarda insanların görüntülerine değil kameraya bakın.
Başınızı sallayarak dinlediğinizi gösterin. Başını sallamak, destek göstermenin en etkili yoludur, çünkü “Söylemek istediğinizi anladım ve söylediklerinize inanıyorum” demiş olursunuz.
Dinlediğiniz vakti, bir sonraki söyleyeceğiniz şeyi planlamak için bir fırsat olarak kullanmayın. Yeterince iyi dinlememeniz yüzünden bir soruyu yanlış anlamak, güvenilirliğinize ve itibarınıza zarar verebilir.
Konuşmacıların sözünü kesmekten veya cümlelerini tamamlamaktan kaçının. Bazen, bir başkasının cümlelerini onun yerine tamamlayarak onun fikrini onayladığınızı düşünürsünüz. Teknik olarak bu doğru olsa bile bu kabalığı yaparak zamanlarını çalarız ve görüşlerini kendimize mal etmiş gibi oluruz.
Hemen bakış açınızı sunmak veya bir çözüme geçmek yerine soruları konuşmacıya yansıtmayı düşünün. Örneğin: “Seni doğru anladığımdan emin olmak istiyorum. Özellikle cuma günleri çok fazla toplantımız olduğunu söylüyorsun, doğru mu?” Bu onay aktarımı güçlüdür, güven oluşturur ve empati gösterir.
Son olarak, açık fikirli olun ve savunmaya geçme dürtüsüne direnin. Bir toplantı tartışma değil diyalog demektir. Bu nedenle, önce karşı argümanlar üretmeye değil, ekibinizin bakış açısını anlamaya odaklanın.
5. Sorular Hazırlayın
Yöneticiler ve ekipleri arasındaki diyaloglarda liderler, derinlemesine sorular sorarak öğrenmeyi hızlandırabilir. Lisa Lai, “Being a Strategic Leader Is About Asking the Right Questions” (Stratejik Bir Lider Olmak Doğru Soruları Sormakla İlgilidir) adlı Harvard Business Review makalesinde, “Yaptığınız işi neden yapıyorsunuz?” ve “Ekibimizin başarısını nasıl tanımlarız?” gibi stratejik sorular sormanın, liderlerin ekiplerini daha stratejik düşünmeye teşvik etmelerine yardımcı olabileceğini ileri sürüyor.
Katılımcılar soru sormakta yavaş kalırlarsa veya sessizliği bozması için başkasına ihtiyaç duyarsa, hazır sorularınız olması toplantıdaki boşlukları doldurabilir.
Liderlerin sorabileceği sorular birkaç türe ayrılabilir:
Stratejik sorular
“Ne başarmak istiyorsunuz?”
“Bu yaklaşımı şirket genelinde nasıl uygulayabiliriz?”
Takdir soruları
“Bu projede size kim yardım etti?”
“Bu fikir nasıl aklınıza geldi?”
Yardımcı sorular
“Size yardım etmek için ne yapabilirim?”
“Projenizi bir sonraki seviyeye taşımak için hangi kaynaklara ihtiyacınız var?”
Barış Ermek
Kaynakça: https://hbrturkiye.com/blog/toplantinizin-yolunda-gitmesini-saglamak-icin-10-taktik
