Basın bülteni yazmak pek çok PR öğrencisinin gözünde büyüttüğü bir iletişim türüdür. Bu yazımızda basın bülteninin temelde neleri ele alması gerektiğini, nasıl yazılması gerektiğini basit tavsiyelerle anlatmaya çalışacağız.
Hazırlık aşaması:
İyi bir basın bülteni gereksiz yere yazılmamalı ve paylaşılmamalıdır. Bir basın bülteni yayınlamak için duyuracağınız konunun şirketinizin, paylaşacağınız gazeteci veya kurumların ve okuyucuların okumasını gerektirecek kadar önemli olması gerekmektedir. Bunu dikkate almazsanız göndereceğiniz sonraki basın bültenlerinin gönderdiğiniz kişilerce dikkate alınmama ihtimali doğar.
Yayınladığınız bülten hakkında soruları cevaplayacak, yorumlayacak ve gerektiğinde müdahale edebilecek kişiler bulun ve bu kişileri bültenle muhatap olacak şekilde bilgilendirin.
Yayıncılarla daha kolay ve etkili temas kurabilmek için yaptığınız işe özel bir mail adresi veya iletişim profili oluşturun. Bu yöntemle kampanyanızı veya iletmek istediğiniz bilgileri daha etkili ve kolay bir şekilde ulaştırabilirsiniz.
İletişim kurduğunuz kişilere, mutlaka size veya muhatap ilan ettiğiniz kişilere kolaylıkla ulaşabilecekleri iletişim bilgilerinizi gönderin.
Basın Bültenini hazırlarken:
Basın bülteninizi yazarken “Az ve Öz” olmaya çalışın. Basın bültenini ne kadar kısa tutarsanız o kadar fazla kişinin okumasını sağlarsınız, fakat az yazmaya çalışırken açıklamanız gereken her şeyi açıkladığınızdan da emin olun.
Basın bülteninizi hazırlarken 5N 1K öğelerine mutlaka yer verin.
Bülteni hazırlarken vermek istediğiniz en önemli mesajı en başta yazın, Başlık ve giriş paragrafı basın bülteninizin ana fikrini yansıtmalıdır. Bültenininizi yazmaya devam ederken önem sırasına göre devam etmeyi unutmayın.
Argümanlarınıza mutlaka istatistikler, bilgiler ve gerçekler ekleyin. Bunu yaparak, bülteninizi gönderdiğiniz kişilere iletmek istediğiniz mesajı ikna ettirmeniz kolaylaşacaktır.
Basın bültenini paylaşmadan önce:
Belirsiz olan her şeyi yazınızdan kaldırın. Okuyucunun bülteninizi tam olarak anlayacağına ve daha fazla soru sormayacağına emin olun.
Yazınızda yazım yanlışı yapmadığınızdan emin olun ve gerekirse başka kişilere kontrol ettirin.
Karışık cümlelerden kaçının, anlaşılmayan kısımları gerekirse ikiye bölün. Uzun ve gereksiz kelime kullandığınız cümleleri kısaltın.
Basın bültenini paylaşırken:
Basın bülteninizi Word veya PDF olarak paylaşın. İleteceğiniz bültenin alıcılarının en kolay erişme yöntemi budur. Bülteninizin en önemli kısımlarından oluşan mini bir özeti mailin göndereceğiniz maile ekleyin, gönderdiğiniz bültene tıklamaya üşenecek kişilerin ilgilerini çekmenize katkıda bulunur.
Mailinizin veya mektubunuzun konusu basın bülteninizin ilk cümlesi kadar önemlidir. E-Posta filtreleri uzun konuları spam klasörüne atabilir, bu yüzden konuyu da kısa tutmaya çalışın.
Bülteninizi gönderdikten hemen sonra gönderdiğiniz gazeteci veya kişi/kurumlarla tekrardan iletişim kurmayın, bu onları rahatsız edebilir. Tekrar iletişim kurmak için geçerli bir sebebiniz olmalı, ya bülteninizde güncelleme olmuş olmalı, ya da eksik gönderdiğiniz bir konuya ekleme yapmalısınız.
Basın bülteniniz paylaşıldıktan sonra:
Basın bülteniniz gazeteciler, kurumlar/kişiler tarafından paylaşıldıktan sonra mutlaka teşekkür edin, teşekkür etmek iletişim kurduğunuz kişilerle daha sağlam bir diyaloğunuz olmasını sağlayacaktır.
Bu basit adımları takip ederek daha başarılı ve etkin basın bültenleri hazırlayabilir, kişi ve kurumlara kendinizi daha okunur hale getirebilir, onlarla daha samimi bir ilişki kurabilirsiniz.
Sinan Yenibahar
Kaynaklar:
B2Press
Eticaret.org
newswire.com
