1.Bir plan yapın – Her plan açık hedeflerle başlar. Herhangi bir kriz sırasında hedefler, krizden etkilenebilecek herhangi bir kişiyi korumak, kilit kitlelerin bilgilendirilmesini ve kurumun hayatta kalmasını sağlamaktır. Bu yazılı plan, bir kriz durumunda gerçekleştirilecek belirli eylemleri içermelidir.
2. Sözcüyü belirleyin – Kriz müşterilerin, genel halkın veya çalışanların sağlığını veya refahını potansiyel olarak etkileyebiliyorsa, medyanın dikkatini çekebilir. Şirketinizin tek bir sesle konuşmasını ve açık ve tutarlı bir mesaj vermesini sağlamak için, bir sözcü tanımlanmalı ve medya sorularını cevaplamaya ve görüşmelere katılmaya hazır olmalıdır.
3. Dürüst ve açık olun – Hiçbir şey, dürüstlük ve şeffaflık eksikliğinden daha fazla medya kapsamı üretemez. Bu nedenle, olabildiğince açık ve şeffaf olmak söylentileri durdurmaya ve potansiyel bir medya çılgınlığını etkisiz hale getirmeye yardımcı olabilir. Bu şeffaflık tüm iletişim kanalları üzerinden yansıtılmalıdır: haber röportajları, sosyal medya, dahili duyurular vb.
4. Çalışanları bilgilendirin – Bilgilendirilmiş bir işgücünün tutulması, işlerin mümkün olduğunca sorunsuz akmaya devam etmesine yardımcı olur. Ayrıca, çalışanların sosyal medyada yanlış raporlar göndermesine yol açabilecek iç söylentileri de en aza indirir.
5. Müşteriler ve tedarikçilerle iletişim kurun – Müşterilerin ve tedarikçilerin medya yoluyla kriziniz hakkında bilgi edinmesini istemezsiniz. Kuruluşunuzla ilgili herhangi bir kriz hakkında bilgi ilk olarak sizden gelmelidir. Kriz iletişim planının bir kısmı müşterileri ve tedarikçileri ve etkinlik sırasında düzenli olarak nasıl güncelleneceklerini içermelidir.
6. Erken ve sık sık güncelleme – Söylentilerin boşluğu doldurmasına izin vermekten daha fazla iletişim kurmak daha iyidir. Özet bildirimleri, güncellenmiş eylem planları ve yeni gelişmeleri olabildiğince erken ve sık yayınlayın. Günümüzdeki sosyal medya ve kablolu yayın organlarıyla 7/24 haber döngüsü yaşadığımızı unutmayın. Kriz planınız da aynısını yapmalıdır.
7. Sosyal medyayı unutma – Ebola krizi ve diğer önemli haber olaylarının hepsi, sosyal medyanın en önemli iletişim kanallarından biri olduğunu doğruladı. Kriz boyunca sosyal medya faaliyetlerini izlemek, yayınlamak ve bunlara tepki vermek için bir sosyal medya ekibi kurduğunuzdan emin olun.
İyi yönetilmeyen bir kriz, onlarca yıl süren sıkı çalışmayı ve şirket değerini birkaç saat içinde yok edebilir. İyi yönetilen bir kriz, şirketinizde oluşabilecek hemen hemen her sorunu ele alacak süreç ve prosedürlerin bulunduğunu teyit eder.
Kriz yönetimi planlamasının bir diğer kritik bileşeni de bir ardıllık planının oluşturulmasıdır. Aniden görevlerinizi yerine getiremezseniz, izlenmesi gereken adımları açıkça belirtmelisiniz. Bu plan şirketi satmayı veya mülkiyetin aile üyelerine veya kilit çalışanlara devredilmesini içerebilir.
En önemlisi, her şey yolunda gittiğinde ve ilgili herkes net bir şekilde düşünebildiğinde kriz yönetim planını oluşturmanızdır. Önceden planlayarak, tüm tarafların farklı kriz türlerini yönetmenin ideal yollarını ciddi bir şekilde düşünmek için zamanları olacaktır.
Kriz yönetimi planınızı geliştirirken, liderlik ekibinizi, çalışanları, müşterileri, iletişim uzmanlarını, yatırım bankacılarını, çıkış planlayıcılarını, avukatları ve finans yöneticilerini içeren uzmanlardan tavsiye alın. Bu kişilerin her biri, şirketinize bir kriz yaşarsa kritik olabilecek değerli bilgiler sağlayabilir.