Halkla ilişkiler süreci sizin isteğinize bağlı olarak hem çok basit hem de çok karmaşık olabilir. Eğer, kitlenizle güçlü ve karşılıklı fayda sağlayan bir ilişkiye sahip olmak istiyorsanız biraz pratik gerebilir.
Simetrik iletişim nedir? Grunig’in Mükemmellik Teorisi’nde de belirtildiği gibi, simetrik iletişim modeli kurumlar tarafından verilen kararların kurumun kendisine ve hedef kitlesine eşit olarak fayda sağlamasıdır. Bu stratejik iletişimi, kitlenizle ortak bir noktada buluşma, çatışmaları çözme ve ortak anlayışlar geliştirme için kullanmanız demektir. Bu tarz bir sistem stratejik bir halkla ilişkiler planı yaparken harekete geçirilir.
Halkla ilişkiler sürecinin bir çok farklı yolu olsa da, en bilinenleri R.P.I.E (araştırma/planlama/uygulama/değerlendirme) ve R.A.C.E (araştırma/harekete geçme ve planlama/değerlendirme)’dir. R.A.C.E sürecinin daha derin ve değerlendirilebilir bir süreç olduğunu düşündüğümüz için sizlere R.A.C.E sürecini kısaca anlatacağız.
Halkla İlişkilerde RACE Nedir?
Eğer kitlenizle karşılıklı eşit ve güçlü bir ilişki kurmak istiyorsanız, RACE halkla ilişkiler planlaması sürecinde kullanabileceğiniz etkili bir yöntemdir. RACE yöntemi 4 adımdan oluşur; araştırma, harekete geçme ve planlama, iletişim ve ilişki inşa etme ve değerlendirme.
Her bir adıma bir göz atalım.
Araştırma
Kurumunuza dahil olan ve olmayan paydaşlarınızda yapacağınız hem resmi hem de gayri resmi araştırma bir fırsatı veya bir problemi görebilmeniz için gereklidir.
Kurumunuzun durumu için “Kim?, “Ne?” ve “Neden?” sorularını cevaplayabiliyor olmanız gerekiyor. Daha önce benzer bir durum yaşamış diğer kurumların bu durumda ne yaptıklarını araştırmak iyi bir başlangıç noktası olabilir. Peki bulduklarınızın güvenilir olduğunu nereden bilebilirsiniz? Bilgilerinizi metodolojik bir şekilde topladığınızdan emin olun. Toplumun ortaya koyabileceği muhtemel varayım veya sonuçlar için bu adımda buna değinmek çok önemli.
Harekete Geçme ve Planlama
Bu adım aslında strateji ve plan oluşturma aşaması. Halkla İlişkiler yazarı ve araştırmacısı Dr. Hongmei Shen araştırma ve analiz temelli bir plan oluşturmak için S.M.A.R.T. yönteminin kullanılmasını öneriyor.
Specific (belirli bir amaç)
Measurable (ölçülebilir sonuçlar)
Attainable (ulaşılabilir amaçlar)
Realistic (gerçekçi amaçlar)
Time (zaman, müsait ve gerekli)
Bu modeli takip etmek bir amaca ulaşmakta net bir rota çizmenize imkan sağlar. Alacağınız aksiyon ve yapacağınız plan ulaşılabilir sonuçlar elde etmeniz için hayati bir önem taşımakta. SMART yöntemini takip ederseniz yoldan sapmanız için hiçbir sebep yok!
İletişim ve İlişki İnşa Etme
İki tarafli simetrik iletişim yöntemini kullanarak, kitlenizle iki tarafa da eşit şekilde fayda sağlayacak bir ilişki kurun. Tam bilgilendirme, dürüstlük ve saydamlık tüketici güvenini kazanmanın anahtarıdır. Bu adımdan itibaren kitlenize sadece mesaj göndermek artık yeterli olmayacaktır, kitlenizle devam edecek olan bir iletişime girin. Olumlu bir iletişim yaratırken odağınızı sosyal sorumluluk üzerinde tutmak en büyük önceliğiniz olsun.
İletişim halkla ilişkilerin temeli, sahip olduğunuz bilgileri nereye aktaracağınız insanların sizinle ilgili bilgileri nasıl alacağını belirler. Hedef kitlenizi tanımak halkla ilişkiler planınızın başarısında çok büyük bir rol oynuyor. Hiçbir demografik bir bilginiz olmasa dahi, hedef kitlenizin hangi kaynaklardan bilgi bulduğunu ve neler görmek istediğini öğrenin kiminle konuştuğunuzu öğrenmek, onlarla nasıl konuştuğunuz kadar önemli. Kitlenize bağlı olarak hangi medya kanalını kullanacağınız değişecektir (televizyon, dergiler, sosyal medya vb.).
Değerlendirme
Değerlendirme adımı kampanyanızın sonuçlarına odaklanmalı, öncelikli amaçlarınızdan şaşmayın ve gelecek için hazırlayacağınız planı o amaçlar doğrultusunda oluşturun. Değerlendirme aşaması sürekli devam eden ve ilk başta koyduğunuz hedeflerin etkililiğini analiz ettiğiniz bir aşamadır.
Kampanyanızı ölçümlemek için kullanabileceğiniz birkaç yol:
- İkincil Data (PRSA, IPR, etc.)
- Vaka çalışmaları
- Basın küpürleri (basında ne kadar etkili oldunuz)
- Medya içerik analizi
- Kitle ve okuyucu anketleri
- Fokus grupları ve röportajlar
Herhangi bir yanlıştan kaçınmak için RACE’in tüm adımları sürekli bir şekilde dışarıdan izlenmelidir. En iyi sonuçlar sürekli olarak bilgi toplanmasından gelir. Eğer bu model size pek uygun görülmediyse unutmayın ki halkla ilişkilerde birçok farklı yol ve model mevcut ama bir çoğu zaten benzer konsepti kullanıyor. Gerekli araştırmanızı yapın ve birlikte çalıştığınız kurum için hangisinin uygun olduğunu belirleyin.
Kaynak için tıklayın.